Manual Interno de privacidad y política de tratamiento de datos IDAE SOLUCIONES S.A.S.
Manual Interno de privacidad y política de tratamiento de datos IDAE SOLUCIONES S.A.S.
1. Objetivo
Establecer los lineamientos generales de acuerdo a la ley 1581 de 2012, artículo 18 literal f, para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de los colaboradores, proveedores y clientes de IDAE SOLUCIONES S.A.S.
2. Alcance
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de IDAE SOLUCIONES S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales.
3. Vigencia
La presente política estará vigente a partir del día 1 de julio de 2023 y el período de vigencia de la base de datos será de cinco (5) años contados a partir de la fecha de la terminación de la última relación contractual, de modo que se permita el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a cargo de IDAE SOLUCIONES S.A.S, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
4. Normatividad aplicable
La presente Política se rige por los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
5. Datos e identificación del responsable
IDAE SOLUCIONES S.A.S. , sociedad comercial identificada con NIT 830.072.846-3 se constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social consiste en prestar servicios de desarrollo, producción y comercialización de productos de software.
● DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 24C No. 40 - 18 Corferias .
● PÁGINA WEB: www.idaesoluciones.com
● TELÉFONO: +57 (1) 3203053420 - +57 (1) 3204895008
● CORREO ELECTRÓNICO: idae@idaesoluciones.com
6. Descripción
6.1 Definiciones
● Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
● Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
● Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
● Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros, crediticios y económicos de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
● Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
● Dato sensibles: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
● Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
● Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
● Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
● Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
● Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
● Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
● Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
● Información digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
6.2 Principios sobre el manejo de datos personales
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables.
k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
7. Forma de utilización de la información.
Al aceptar esta Política, los clientes, los proveedores, trabajadores dependientes activos e inactivos, los contratistas, y, en general cualquier titular de la información, declaran conocerla y aceptarla, y como consecuencia de ello, autorizan de manera previa, voluntaria, espontánea e informada, a IDAE SOLUCIONES S.A.S. frente al tratamiento de sus datos personales, de tal manera que las Compañías podrá tratar los datos de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión y transferencia de los datos suministrados para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.
Por su parte quienes suministren datos personales de sus clientes, beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que como responsables cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.
IDAE SOLUCIONES S.A.S. podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo de la finalidad para la cual haya obtenido el dato, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad. No perderá su calidad, a pesar de la transmisión que de la información realice, bajo las restricciones señaladas en la presente política.
8. Tratamiento de los datos recolectados por IDAE SOLUCIONES S.A.S.
8.1 Recolección de datos personales
De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular
8.2 Autorización
Con el fin de garantizar los derechos de los titulares de la información, IDAE SOLUCIONES S.A.S. , como responsable del tratamiento deberá obtener de ellos, al momento de la recolección de datos, autorización libre, previa, expresa e informada del Titular para tal efecto, por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, preferiblemente de forma escrita.
La autorización se puede otorgar por cualquier medio y, de cualquier forma, sea por ejemplo por vía escrita, oral o a través de conductas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
En todo caso la autorización deberá contener como mínimo la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos. Así, IDAE SOLUCIONES S.A.S. informará al titular, antes de solicitar la autorización, cuando menos sobre los siguientes aspectos:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como la no obligatoriedad de otorgar autorización para dicho efecto.
- Los derechos que le asisten como titular. IDAE SOLUCIONES S.A.S. deberá informar al titular la ubicación en la página web corporativa en la que puede consultar esta información. Con su firma, el titular certifica haber leído y entendido el manual en su totalidad y aceptarlo en cuanto a su alcance y contenido.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
- IDAE SOLUCIONES S.A.S. guarda las autorizaciones otorgadas en un archivo seguro y entrega copia al titular cuando éste así lo solicite.
No requerirá autorización para su tratamiento, los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público o la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
8.3 Casos en que no es necesaria la autorización
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales
- La información que sea requerida por orden judicial;
- Los datos otorgados tengan el carácter de públicos.
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
En todo caso quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá cumplir con las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
8.4 Datos sensibles
IDAE SOLUCIONES S.A.S. podrá darles tratamiento a datos personales sensibles para “una finalidad histórica, estadística o científica” y dentro del marco de procesos de mejoramiento del proceso de calidad en IDAE SOLUCIONES S.A.S. y para ello adoptará las medidas convenientes a la supresión de identidad de los titulares.
Sólo podrá darse tratamiento a datos personales sensibles, sin la existencia del consentimiento previo, cuando se trate de una emergencia vital que requiera de acción inmediata (como por ejemplo una intervención médica de emergencia, etc.).
Los terceros (Médicos, abogados, psicólogos externos, etc.) serán especialmente cuidadosos en garantizar el acceso restringido y mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos personales sensibles a su cargo.
8.5 Los datos recolectados con anterioridad
IDAE SOLUCIONES S.A.S. tiene datos cuya recolección es anterior a la promulgación de la Ley 1581 de 2012. Entre estos datos se encuentran, los datos vigentes e indispensables para la realización de las labores de las Compañías, así como los datos inactivos resultado de relaciones contractuales concluidas. Para el continuo tratamiento de los datos vigentes, IDAE SOLUCIONES S.A.S. obtendrá el consentimiento expreso e informado de los titulares, siempre y cuando esta obligación no represente una carga desproporcionada para IDAE SOLUCIONES S.A.S. en los términos del Decreto 1377 de 2013.
8.6 Revocatoria de la autorización
El titular de la información podrá, en cualquier momento, revocar la autorización para el tratamiento o solicitar la supresión de la información contenida en las bases de datos de IDAE SOLUCIONES S.A.S. , excepto cuando exista un deber legal o una relación contractual vigente y 5 años más a partir de la terminación de dicha relación, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
En todo caso, el Titular deberá indicar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando solo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el Tratamiento, escenario en el que el Titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.
9 Fines del tratamiento
9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la Empresa serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes;
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa.
c) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
e) Consultar memorandos o llamados de atención.
f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
g) Establecer comunicación en casos de emergencia.
h) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
i) Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de IDAE SOLUCIONES S.A.S.
j) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
k) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, así mismo con proveedores, colaboradores, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
l) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
m) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
n) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
o) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
p) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
q) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes, terceros o los mismos colaboradores.
r) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
IDAE SOLUCIONES S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, y los conserva en una carpeta digital identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el área administrativa, con la finalidad de administrar la relación contractual entre IDAE SOLUCIONES S.A.S. y el empleado.
Terminada la relación laboral, IDAE SOLUCIONES S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.2 Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de selección:
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los postulantes de IDAE SOLUCIONES S.A.S. serán:
a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
b) Envío de comunicaciones programadas por la Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la Empresa, como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva. En el caso de datos privados, la Empresa solo los revelará con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores o contratistas de IDAE SOLUCIONES S.A.S. serán:
a) Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
b) Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas.
c) Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
d) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias.
e) Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
f) Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
g) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
h) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y postcontractual.
i) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
IDAE SOLUCIONES S.A.S.
sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean
necesarios, pertinentes y no excesivos para realizar el proceso de
selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores
y contratistas por parte de IDAE SOLUCIONES S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad
verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez
verificado este requisito, IDAE SOLUCIONES S.A.S. devolverá o eliminará tal información,
salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al tiempo que dure la relación del Proveedor o contratista con la
Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las
circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la
información.
9.4 Tratamiento de datos personales de Clientes:
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Clientes de IDAE SOLUCIONES S.A.S. serán:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y post contractual.
g) Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa.
h) Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
i) Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
j) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
k) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
l) Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.
9.5 Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes
IDAE SOLUCIONES S.A.S. cuenta con un registro de Prospectos de Clientes, cuya información ha sido recolectada por parte de la Empresa previa autorización expresa del Titular a través de eventos, seminarios, página web o a través del diligenciamiento de solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos.
IDAE SOLUCIONES S.A.S. almacena dicha información en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Prospectos de Clientes de IDAE SOLUCIONES S.A.S. serán:
a)
Envío de invitaciones a eventos,
capacitaciones, seminarios programados por la empresa.
b) Enviar información de los productos ofertados por la empresa a las
personas interesadas.
c) Enviar información acerca de los nuevos productos, promociones,
descuentos y regalos acerca de los productos y servicios ofertados por la
compañía.
d) Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de
marketing.
e) Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los
titulares.
f) Para realizar informes de gestión y estadísticas internas.
g) Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas,
quejas y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de
datos).
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.6 Tratamiento de datos personales de Registro de VideoVigilancia
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de serán:
a)
Garantizar la seguridad en los
ambientes laborales.
b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de
actividades laborales de la compañía.
c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados, contratistas,
clientes en las instalaciones de la empresa por seguridad dado el ingreso a la
oficina en frente de calle.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a 30 días contados a partir de su recolección, de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.7 Tratamiento de datos personales de usuarios página web:
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de IDAE SOLUCIONES S.A.S. serán:
a)
Permitir la comunicación con los clientes o
terceros mediante la sección de contáctenos.
b) Publicar eventos o noticias de interés.
c) Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.
d)
Fines legales, contables, administrativos,
comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
e) Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
f) Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.8 Tratamiento de datos personales de Accionistas:
IDAE SOLUCIONES S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores serán:
a)
Permitir el ejercicio de los deberes y
derechos derivados de la calidad de accionista.
b) Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la
compañía.
c) Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la
sociedad.
d) Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código
de Comercio y demás normatividad aplicable.
e) Convocarlo o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza
societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al establecido a través de la autorización otorgada por el socio para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10 Derechos de los titulares
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
11. Persona y área responsable de la atención de peticiones, quejas o reclamos de titulares de la información.
El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales a cualquiera de IDAE SOLUCIONES S.A.S. es el área calidad, ubicado en la Calle 24C No. 40 – 18 piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con correo electrónico idae@idaesoluciones.com.
El Oficial de Protección de Datos Personales, tendrá como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por IDAE SOLUCIONES S.A.S. para dar cumplimiento al Régimen colombiano de Protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
12. Procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
Los Titulares de Datos Personales tratados por IDAE SOLUCIONES S.A.S. tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva es:
- Buzón digital: Se dispone de un buzón digital en el portal institucional, el cual puede ser accedido a través de del correo electrónico idae@idaesoluciones.com por cualquier usuario.
Estos canales podrán ser utilizados por los Titulares de Datos Personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
12.1 Solicitudes
La atención de peticiones, consultas y reclamos del titular de la información se pueden ejercer en la dirección electrónica idae@idaesoluciones.com con el objetivo de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Dichas solicitudes deberán realizarse por escrito.
12.2 Consultas
Los titulares, pueden solicitar a IDAE SOLUCIONES S.A.S. la consulta de sus datos personales de forma gratuita. Esta solicitud se hará por escrito, presentado un correo electrónico a la siguiente dirección idae@idaesoluciones.com, precisando el tipo de datos que se desea consultar. El responsable remitirá la consulta a los encargados correspondientes y velará por el cumplimiento de los plazos de la consulta.
Estas consultas serán atendidas en un plazo mínimo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y los requerimientos en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del mismo. El resultado de la consulta consiste en el listado de toda la información que esté vinculada con la identificación del titular en la base de datos consultada. Este listado es exhaustivo y no tiene una estructura particular más allá de la estructura dada por el registro de los datos.
Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término
12.3 Reclamos
Los titulares, pueden presentar a IDAE SOLUCIONES S.A.S. un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley por parte de IDAE SOLUCIONES S.A.S., para lo cual el reclamo se tramitará de conformidad con el siguiente procedimiento:
(i) El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada
(ii) El reclamo de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada por escrito, a través del correo electrónico idae@idaesoluciones.com.
(iii) El reclamo deberá contener la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, así como de los motivos para el reclamo y, en caso dado, deberá acompañar el reclamo con la documentación que pruebe el reclamo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
(iv) El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
(v) En caso de que el IDAE SOLUCIONES S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda e informará de la situación al reclamante dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo.
Parágrafo Primero. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
Parágrafo Segundo. Supresión: La supresión de Datos Personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular. No obstante, IDAE SOLUCIONES S.A.S. podrán negarse a la misma cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
13. Modificaciones a la Política.
Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo, estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web https://idaesoluciones.com/politicadatos. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización para el tratamiento de los datos por parte de los titulares.
14. Consulta de la Política.
La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial https://idaesoluciones.com/politicadatos presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.
15. Aprobación.
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Aprobado por: |
Fecha aprobación: |
Última actualización |
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Área jurídica |
01/06/2023 |
10/06/2023 |